Microsoft Access è software per la gestione di basi di dati di tipo relazionale (DBMS) che integra nativamente un modulo per lo sviluppo rapido di applicativi (RAD ,Rapid Application Development) gestionali di piccole/medie dimensioni.
Microsoft Access è un programma semplice e potente utilizzabile in primo luogo per archiviare e gestire dati; la sua flessibilità è comunque notevole, e i campi di utilizzo molteplici: dalla semplice creazione di una rubrica elettronica per la gestione e l'archiviazione di indirizzi e numeri telefonici, alla gestione delle vendite, del parco clienti o fornitori, dall'aggiornamento e gestione di un magazzino alla gestione della contabilità o all'analisi di dati statistici, dalla creazione di un qualsiasi tipo di archivio con la possibilità di inserirvi anche immagini, foto o suoni alla realizzazione e all'aggiornamento di schede informative utilizzabili, ad esempio, per un progetto di ricerca, e così via.
Una tabella è un insieme di informazioni organizzate sotto forma di righe, che nella terminologia dei database costituiscono i record, e colonne denominate campi. La figura 1 presenta una tabella di esempio contenente nomi e indirizzi per illustrare la definizione di campo e di record. I nomi dei campi nella parte superiore della tabella forniscono una breve descrizione del tipo di informazione contenuta nel campo stesso.
Occorre quindi tenere presente che, nel caso in cui i dati non siano già in forma tabulare è necessario organizzarli in questa forma per poterli immettere in Access.
Una query corrisponde all'interrogazione di una data base che consente di ricercare e di isolare specifici record contenuti in una o più tabelle. L'utilizzo delle query è molto ampio: ricerca e stampa di record specifici, realizzazione di calcoli soltanto di determinati record, ordinamento dei dati e così via.
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